Política de Privacidade da GreenIA

Versão 1.0, de 1º de outubro de 2026 · Vigência a partir de 30 de novembro de 2026

1. Quem somos e como falar conosco

A GreenIA é oferecida por NEIL INOVAÇÃO E TECNOLOGIA LTDA ("TheNeil", "nós"), pessoa jurídica de direito privado:

• CNPJ: 37.749.373/0001-70
• Sede: Rua Bernardo Guimarães, 245, Funcionários, Belo Horizonte/MG
• Contato: hello@theneil.com.br · www.theneil.com.br
• Canal de privacidade e de atendimento aos titulares: hello@theneil.com.br (privacidade, pedidos de titulares, contato com o encarregado e qualquer solicitação relacionada a dados pessoais)
• Encarregado pela proteção de dados (DPO): Vinicius Guimarães · hello@theneil.com.br

Neste documento:

• "Cliente": a empresa que contrata a GreenIA;
• "usuário": a pessoa autorizada pelo Cliente a usar o ambiente.

2. A quem esta Política se aplica

• Usuários dos ambientes das empresas clientes, inclusive os administradores.
• Pessoas cujos dados aparecem no conteúdo que os usuários inserem (por exemplo, clientes ou colaboradores da Cliente citados numa conversa ou num documento).
• Visitantes da página de vendas da GreenIA e quem envia o formulário de contato.
• Equipe de operação da TheNeil, quanto aos registros de acesso.

O Cliente pode ter sua própria política de privacidade e sua política de uso de IA (disponível dentro do ambiente, em "Política de uso de IA"), que valem em conjunto com esta.

3. Papéis no tratamento de dados

O papel de cada parte depende do tratamento:

4. Que dados tratamos

4.1 Inventário

4.2 Dados processados sem ficar guardados

O Cliente pode marcar tipos de dado como "processar sem guardar". A mensagem que os contém, os anexos e a resposta são processados e enviados à IA, mas não entram no histórico nem no banco.

4.3 Dados bloqueados antes do envio

Quando a regra da empresa manda não enviar um tipo de dado, ou quando a GreenIA reconhece uma senha ou chave de acesso, o pedido não segue para a IA. O conteúdo bloqueado não é guardado; fica registrado só o evento, com os tipos identificados e sem o texto.

5. Dados sensíveis e detecção

5.1. Antes do envio, a GreenIA confere cada mensagem e cada anexo e reconhece, por padrões e palavras:

• CPF, RG, CNPJ, cartões, agência e conta, chaves PIX aleatórias;
• emails e telefones pessoais;
• termos que indicam dado pessoal sensível (como laudo médico, CID ou biometria);
• marcação de confidencial;
• senhas e chaves de acesso.

5.2. Para cada tipo, o Cliente escolhe: processar normalmente, só com proteção ou não enviar. Senhas e chaves de acesso reconhecidas são sempre bloqueadas, inclusive em documentos da base, arquivos de quick win e no histórico da conversa.

5.3. A detecção tem limites. Ela não reconhece todos os dados pessoais ou sensíveis. Exemplos:

• um RG precisa vir identificado como RG;
• uma chave PIX aleatória precisa estar perto da palavra "pix";
• formatos fora dos padrões (por exemplo, CPF com espaços ou PIX por telefone) podem não ser reconhecidos.

5.4. Informações sigilosas:

• Com a opção de sigilo ligada pelo Cliente, a conversa sigilosa só usa recursos de IA autorizados para esse fim; se não houver, nada é enviado.
• Com a opção desligada (padrão), o conteúdo sigiloso não é enviado.

6. Inteligência artificial e fornecedores de modelos

6.1. Para responder, a GreenIA envia o pedido a um recurso de IA por meio do OpenRouter, serviço de acesso a modelos de diversos fabricantes. O pedido é composto por:

• a mensagem;
• os anexos em texto;
• o histórico da conversa;
• as instruções do quick win;
• os trechos de documentos usados.

Os fabricantes envolvidos dependem dos modelos que cada Cliente libera.

6.2. Antes do envio, valem as regras da seção 5.

6.3. Filtro "sem coleta": por padrão, toda chamada pede ao OpenRouter que use só fornecedores que ele classifica como não coletando os dados, segundo as políticas que esses fornecedores informam. Esse filtro depende de informação declarada e disponibilizada pelos fornecedores. Não é uma verificação independente da GreenIA nem uma garantia contratual. O administrador do Cliente pode desligá-lo.

6.4. Para informações sigilosas, a GreenIA só usa rotas autorizadas cujos atributos declarados (por exemplo, retenção zero e ausência de uso para treino) atendem aos requisitos, com o fornecedor fixado. Esses atributos são declarados pelos fornecedores.

6.5. O tratamento feito pelo OpenRouter (OpenRouter, Inc., Estados Unidos) é regido pelos termos e pela política de privacidade dele; o feito por cada fabricante, pelas políticas do fabricante.

7. Hospedagem e transferência internacional

7.1. A GreenIA é hospedada no Render, em servidores nos Estados Unidos (região Virgínia), com disco persistente e cópias diárias do disco feitas pelo provedor.

7.2. Os pedidos à IA passam pelo OpenRouter, que, segundo a política pública dele, processa dados nos Estados Unidos ou em outros países, e pelos fabricantes dos modelos, que podem estar fora do Brasil, conforme a documentação de cada um.

7.3. Alguns fornecedores utilizados na operação da GreenIA mantêm infraestrutura ou realizam tratamento de dados fora do Brasil. Nessas situações, pode ocorrer transferência internacional de dados. A TheNeil adota os instrumentos e salvaguardas aplicáveis ao tratamento e à transferência desses dados conforme a legislação pertinente e considera, na seleção e configuração dos serviços utilizados, as informações disponibilizadas pelos respectivos fornecedores sobre privacidade, segurança, retenção e tratamento de conteúdo.

8. Quem pode ver as conversas

• Colegas: um usuário não vê as conversas de outro.
• Administradores do Cliente: nenhuma tela da GreenIA mostra a eles o conteúdo das conversas dos usuários; as telas de administração mostram dados de uso.
• Equipe de operação, pela interface: entra com o perfil de administrador, que também não mostra o conteúdo das conversas.
• Exportação: a exportação completa do banco do ambiente (seção 12) contém as conversas.
• Acesso técnico: o acesso à infraestrutura alcança o banco.
• Relatos de problema: o texto escrito em "Reportar problema" aparece para os administradores do Cliente e é enviado a eles por email. Não escreva informação sigilosa nesse campo.

9. Acesso da equipe de operação

9.1. Acesso operacional. Para suporte, solicitação do Cliente, incidente ou outro motivo, a equipe de operação pode entrar no ambiente pelo console da plataforma:

• Motivo: só com um tipo (suporte, solicitação do cliente, incidente ou outro) e uma justificativa por escrito.
• Prazo: o acesso dura no máximo 60 minutos.
• Registro e visibilidade: fica registrado e aparece na hora para o Cliente em "Acessos da equipe de operação", com operador, tipo, justificativa, início, fim, duração e status.
• Aviso: os administradores recebem aviso por email, quando o envio está disponível.
• Encerramento: um administrador do Cliente pode encerrar o acesso a qualquer momento.
• Sem aprovação prévia: o acesso operacional não depende, hoje, de aprovação prévia do Cliente.

9.2. Exportação. A equipe de operação só exporta a cópia completa do banco do ambiente por pedido do Cliente, por incidente de segurança ou por obrigação legal, com a finalidade e a justificativa registradas (seção 12). Cada exportação aparece na mesma tela e gera aviso. Ambiente cancelado não pode ser usado nem pela equipe de operação: a única forma de recuperar os dados dele é a exportação com finalidade.

9.3. Login como usuário com vínculo. Se uma pessoa da TheNeil for cadastrada como usuária de um ambiente (por convite ou pelo console), ela entra como qualquer usuário, com o papel recebido, sem poderes de operação e sem acesso às conversas de outras pessoas. A inclusão aparece na lista de usuários e na auditoria. É um risco residual conhecido: esse caminho não passa pelo fluxo de acesso operacional (motivo e prazo). Controles adicionais estão previstos para fase futura.

10. Retenção

10.1 Conteúdo no ambiente ativo

• As conversas ficam guardadas pelo prazo de retenção que o Cliente define (de 1 a 3.650 dias sem atividade; padrão de 90 dias) e são apagadas automaticamente depois disso.
• O usuário pode apagar as próprias conversas a qualquer momento.
• Documentos e quick wins ficam até serem removidos.
• Ao excluir, o dado deixa de ficar disponível na aplicação e é removido do banco em uso. O espaço é zerado e o arquivo temporário de gravação (WAL) é consolidado logo após a exclusão, com uma rotina de hora em hora como salvaguarda.

10.2 Cópias de segurança

As cópias do provedor incluem os backups locais. Com a limpeza ativa, no pior caso operacional, um dado excluído pode permanecer:

• até 15 dias nas cópias diárias;
• até 38 dias em backup manual ou na cópia de recuperação de um ambiente excluído.

As cópias operacionais de exportação também ficam nas cópias diárias do disco por até 7 dias depois de eliminadas.

10.3 Preservação

Cópias preservadas por obrigação legal, investigação de incidente ou outra justificativa registrada (com motivo, responsável e data) ficam fora desses prazos enquanto a preservação for necessária.

10.4 Armazenamento físico

Os prazos acima valem para as cópias geridas pela plataforma e pelo provedor. Não são garantia de destruição física de todos os blocos de armazenamento: o provedor pode manter blocos já liberados, fora do alcance da aplicação, até que sejam reutilizados.

10.5 Registros sem prazo automático

Os seguintes registros não têm prazo automático de eliminação:

• eventos de atividade;
• consumo;
• auditoria da plataforma;
• acessos e exportações da equipe de operação;
• relatos de problema.

Eles não guardam o conteúdo das conversas, mas guardam metadados, emails e, no caso dos acessos, as justificativas. Eles são mantidos enquanto necessários para segurança, operação, prestação de contas e cumprimento de obrigações.

11. Suspensão, cancelamento, devolução e exclusão definitiva

• Suspensão: ninguém do Cliente entra no ambiente, as sessões são encerradas e os dados continuam guardados.
• Cancelamento: o ambiente deixa de poder ser usado na hora, inclusive pela equipe de operação. Os dados ficam preservados por 30 dias corridos, para recuperação ou devolução.
• Devolução: dentro desses 30 dias, um administrador cadastrado do Cliente pode pedir uma cópia técnica completa do banco de dados do ambiente (arquivo SQLite compactado), confirmando o pedido com um código enviado ao email dele. A equipe de operação gera a cópia e a entrega por um link de uso único, válido por até 7 dias, enviado a esse email. Ficam registrados o pedido, quem gerou a cópia, o hash do arquivo e a entrega. Não há outro formato de devolução.
• Exclusão definitiva: acontece automaticamente depois dos 30 dias, salvo preservação (10.3). Antes disso, um administrador cadastrado pode pedir a exclusão antecipada, com código enviado ao email dele e confirmação expressa de que ela é irreversível; um pedido informal ao suporte não basta. Preservação por obrigação legal ou incidente impede a exclusão, inclusive a antecipada. Ao excluir, a plataforma guarda uma cópia de recuperação por 30 dias; as cópias diárias seguem a seção 10.2.

12. Exportações

• Quando: a cópia completa do banco de um ambiente só é exportada por pedido do Cliente (inclusive a devolução da seção 11), por incidente de segurança ou por obrigação legal. Suporte, por si só, não é motivo para exportar.
• Registro: cada exportação, com sucesso ou falha, registra operador, finalidade, justificativa e data, aparece em "Acessos da equipe de operação" e gera aviso aos administradores do Cliente.
• Guarda no servidor: a cópia fica no servidor da plataforma e é eliminada até 7 dias depois de encerrada a necessidade que a justificou. Preservação por obrigação legal ou investigação de incidente, com motivo, responsável e registro, suspende esse prazo.
• Cópia baixada: cada download fica registrado (quem e quando). A cópia baixada sai do controle técnico da plataforma e fica sob a responsabilidade de quem a recebeu; quando aplicável, registra-se a declaração de eliminação de quem a recebeu. A plataforma não comprova a eliminação de cópias fora do servidor.

13. Emails

A GreenIA envia emails para:

• códigos de acesso (login);
• convites;
• avisos de consumo (80% e esgotamento);
• avisos de acesso e exportação pela equipe de operação;
• códigos de confirmação e links de devolução no encerramento de um ambiente;
• relatos de problema (aos administradores do Cliente);
• aviso de novo contato comercial (aos administradores da plataforma, sem os dados do contato);
• avisos administrativos da plataforma.

O envio usa o provedor de envio de email da plataforma ou, se o Cliente configurar, o servidor de email da própria empresa. Os emails que saem do ambiente de uma empresa não levam o nome da plataforma (marca branca).

14. Formulário comercial

• Campos: nome, email, empresa, cargo (opcional), faixa de pessoas na empresa (opcional) e mensagem (opcional).
• Finalidade: responder ao contato e marcar apresentação.
• Destino: fica no banco da plataforma GreenIA. Os administradores da plataforma recebem por email só um aviso de novo contato, sem os dados dele, e consultam o contato no console.
• IP: não é guardado com o contato. O servidor usa o IP só em memória, por uma hora, para limitar o envio a 5 contatos.
• Prazo: o contato é eliminado 24 meses depois da última interação comercial relevante registrada (um novo formulário ou uma interação registrada pela equipe comercial). Fica apenas uma contagem agregada, sem dados pessoais. Obrigação legal, contrato ou litígio, com motivo registrado, suspendem a eliminação.
• Emails anteriores: avisos enviados antes desta versão com os dados do contato estão nas caixas de email dos administradores da plataforma, fora do controle técnico da GreenIA; eles seguem o procedimento interno de eliminação da TheNeil.

15. Bases legais

16. Direitos dos titulares

16.1. O titular pode pedir, nos termos da LGPD:

• confirmação da existência de tratamento;
• acesso, correção, anonimização, bloqueio ou eliminação;
• portabilidade;
• informação sobre compartilhamento;
• revisão de decisões automatizadas, quando aplicável.

16.2. Quando o dado está no ambiente de um Cliente (por exemplo, conversas e documentos), a empresa cliente decide sobre esse tratamento, e o pedido deve ser dirigido a ela. A TheNeil apoia o Cliente conforme o contrato.

16.3. Solicitações relacionadas aos direitos dos titulares podem ser encaminhadas para hello@theneil.com.br, aos cuidados do Encarregado pela proteção de dados, Vinicius Guimarães. A solicitação será analisada de acordo com sua natureza e respondida nos prazos previstos na legislação aplicável. Quando o tratamento estiver relacionado a dados inseridos ou administrados por um Cliente, a TheNeil poderá encaminhar ou coordenar o atendimento com esse Cliente, conforme os papéis aplicáveis ao tratamento.

Para proteger o próprio titular e evitar divulgação ou alteração indevida de dados, a TheNeil poderá solicitar informações adicionais razoavelmente necessárias para confirmar a identidade ou a legitimidade do solicitante antes de atender ao pedido. A verificação deverá ser proporcional à natureza da solicitação e não poderá exigir dados desnecessários para essa finalidade.

Não há atendimento automatizado desses pedidos na plataforma.

17. Segurança

Controles implementados:

• banco de dados separado por empresa;
• papéis e permissões;
• acesso por código de uso único, sem senha;
• regras de dados antes do envio e bloqueio de senhas e chaves reconhecidas;
• auditoria administrativa;
• acesso operacional com motivo, prazo de até 60 minutos, visibilidade e encerramento pela empresa;
• exclusão com zeragem e consolidação do WAL;
• cópias de segurança com prazo;
• encerramento de ambiente com exclusão automática 30 dias depois do cancelamento;
• cópias de exportação com prazo de eliminação;
• registros de atividade sem o conteúdo das conversas.

Esses controles reduzem riscos. Nenhum sistema está livre de incidentes, e não prometemos segurança absoluta.

18. Incidentes

A TheNeil mantém procedimentos para identificação, registro, análise e tratamento de incidentes que possam comprometer dados pessoais tratados no contexto da GreenIA. Quando um incidente puder gerar risco ou dano relevante aos titulares ou exigir comunicação nos termos da legislação aplicável, serão adotadas as providências cabíveis, inclusive comunicação ao Cliente, às autoridades competentes e aos titulares quando aplicável. O conteúdo, a forma e o momento dessas comunicações considerarão a natureza do incidente, os dados envolvidos, os riscos identificados e as obrigações legais aplicáveis.

19. Terceiros

Fornecedores:

20. Cookies e armazenamento no navegador

• Cookies essenciais: sessão da empresa, sessão do console e o contexto da empresa (30 dias). São necessários para entrar e não são usados para publicidade.
• Armazenamento local do navegador: guarda preferências de tela, como a última tela visitada.
• Rastreamento: não há ferramentas de análise ou publicidade nas páginas da GreenIA. As fontes tipográficas são servidas pelo próprio servidor da GreenIA, sem chamada a terceiros.

21. Alterações desta Política

Esta Política pode ser atualizada. A versão vigente e a data ficam no topo do documento. Mudanças materiais são avisadas aos administradores do Cliente, pelo email cadastrado, com 30 dias de antecedência. Mudanças urgentes, por segurança, obrigação legal ou risco operacional, podem valer em prazo menor, informado no próprio aviso. A mesma regra vale para os Termos de Uso (cláusula 26).